Archive: May 2019

Qué hacer para contar con una campaña de incorporación de proveedores

Los proyectos de facturación electrónica son, en la actualidad, muy importantes para aumentar la eficiencia en todo el proceso de facturación.

Tradicionalmente, este tipo de proyectos se conciben como iniciativas de alto costo en lugar de un método para mejorar el proceso.

Y normalmente, cuando el proyecto tiene luz verde para comenzar, la atención se centra principalmente en los aspectos técnicos.

El mayor desafío probablemente no sea la tecnología sino el compromiso del proveedor.

¿Por qué?

Porque incluso cuando defines todos los elementos como herramientas, datos requeridos, formatos y canales, al final es el receptor el punto clave.

Los que deberían proporcionarte la información en el momento adecuado y con la mejor calidad son tus proveedores.

Tendemos a pensar que los proyectos exitosos de facturación electrónica son (solo) el resultado de la mejor tecnología.

Sin embargo es a través de una asociación con tus proveedores y su participación en el proyecto lo que realmente es importante.

Recuerda, ambas partes están persiguiendo un objetivo común.

Ahora, debes estar pensando:

  • ¿Debo realizar una campaña de incorporación masiva con mis proveedores?
  • ¿Qué pasa si no responden positivamente? O ¿qué pasa si no responden en absoluto?
  • ¿Debo acercarme a todos de la misma forma?

En este sentido te podemos dar un par de sugerencias:

  1. a) Define primero tu estrategia de incorporación

Realiza una segmentación de proveedores en base a factura y volumen transaccional.

Por ejemplo, los proveedores con solo unas pocas facturas por año pero altos volúmenes transaccionales requieren más esfuerzo en el registro y la contabilidad, ¿cierto?

Son tu primer objetivo. Pregúntate a ti mismo: ¿vale la pena el volumen?

Analiza sus datos y céntrate en proveedores con mayor volumen, estarán más interesados en formar parte de tu proyecto de facturación electrónica.

REFERENCIAS: YouTube || Abasteo || Wikipedia

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  1. b) Lanza tu campaña de incorporación

En una palabra: comunicación.

Comienza entonces por refinar los datos maestros de tu proveedor. Independientemente del enfoque (contacto personal, teléfono o correo electrónico), asegúrate de tener los contactos correctos en tu base de datos.

Sé claro en tu comunicación. Infórmales sobre el proyecto y tus expectativas. Especifica tus requisitos y reglas internas de facturación.

Hazles saber, desde el principio, qué hay para ellos. ¿Cuáles son los beneficios si participan?

Esto son: pagos más rápidos, reducción de costos internos y un proceso de facturación amigable con el medio ambiente son solo algunos de estos beneficios de tener proveedor.

Ponte en sus zapatos. Si quieres compromiso, dales algo a cambio.

Recuerda: tu objetivo es minimizar las facturas en papel tanto como sea posible. Intenta convertir los proveedores de mayor volumen de facturas a un formato electrónico como XML y mueve el resto a un método de email-PDF.

Si tienes implementada una solución de captura, la intervención manual de su equipo se puede minimizar al registrarse.

Ahora te preguntarás ¿Cómo analizar tus datos y desarrollar una estrategia de incorporación? ¿Cómo ejecutar una campaña de incorporación exitosa?

Bueno, puedes comenzar con recurrir a los especialistas para que te ayuden a optimizar los procesos de negocios financieros y te ayuden a automatizar y optimizar los procesos de tu organización.

Apoyarte también en soluciones en la nube como las que ofrece Coupa Advantage te vendrá muy bien en todo este camino para hacer de la incorporación de proveedores todo un éxito.

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